ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ WORKGATE.EU

Informace o zpracování osobních údajů podle GDPR pro HR, studijní a migrační platformu WorkGate.eu.

Dokument určený ke zveřejnění na webu a k potvrzování v uživatelském rozhraní aplikace.

Rychlé shrnutí

Toto shrnutí slouží pro orientaci. Detailní pravidla jsou uvedena v celém dokumentu níže.

Správcem osobních údajů pro hlavní provoz platformy je WorkGate s.r.o.. Kontakt pro ochranu osobních údajů: privacy@workgate.eu.

WorkGate zpracovává údaje kandidátů, studentů, zaměstnavatelů, univerzit, partnerů, administrátorů a návštěvníků webu za účelem provozu platformy, registrace, komunikace, matchingu, ověření, bezpečnosti, fakturace, podpory a plnění právních povinností.

V základním Tržišti se zobrazuje omezená sada údajů. Plný profil, dokumenty a kontaktní údaje se zobrazují pouze při oprávněné interakci nebo podle nastavení platformy.

Nahrání dokladů a fotografií může být dobrovolné nebo vyžadované pro konkrétní proces. WorkGate fotografie nepoužívá pro rozpoznávání emocí, psychologické profilování ani biometrickou identifikaci.

Po 6 měsících neaktivity může být profil odstraněn nebo anonymizován, pokud další uchování není nutné pro zákon, bezpečnost, účetnictví, spor nebo oprávněné zájmy.

Každá osoba může uplatnit práva podle GDPR, zejména přístup, opravu, výmaz, omezení, námitku, přenositelnost a stížnost u dozorového úřadu.

1. Kdo je správcem

Správcem osobních údajů pro provoz platformy WorkGate.eu je WorkGate s.r.o., se sídlem Školská 660/3, Nové Město, 110 00 Praha 1, Česká republika, IČO: 297 88 340, DIČ: CZ29788340, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městský soud v Praze, oddíl C, vložka 452426.

Kontakt pro dotazy k ochraně osobních údajů: privacy@workgate.eu. Obecný kontakt: info@workgate.eu. Podpora: support@workgate.eu. Bezpečnostní incidenty: security@workgate.eu.

WorkGate nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, pokud to nebude vyžadovat právo nebo rozsah zpracování. Pokud bude pověřenec jmenován, bude kontakt zveřejněn v aplikaci nebo na webu.

2. Pro koho tyto zásady platí

Tyto Zásady se vztahují na zpracování osobních údajů při používání webu, aplikace, uživatelských účtů, Tržiště, komunikace, nahrávání dokumentů, ověřování, matchingu, generování podkladů, placených služeb, HR SaaS modulů, podpory, bezpečnosti, fakturace a marketingu WorkGate.eu.

Zásady se vztahují zejména na kandidáty, studenty, zaměstnance nebo zástupce zaměstnavatelů, univerzit, vzdělávacích institucí, partnerů, agentů, dodavatelů, administrátorů, kontaktní osoby, návštěvníky webu a osoby uvedené v dokumentech nebo komunikaci v platformě.

Pokud zaměstnavatel, univerzita nebo partner získá plný profil kandidáta nebo studenta a dále s ním pracuje pro vlastní nábor, přijímací proces, smlouvu nebo právní povinnosti, vystupuje zpravidla jako samostatný správce. Takový subjekt odpovídá za vlastní informační povinnost, právní základ, retenci a zabezpečení.

Pokud WorkGate poskytuje organizaci HR SaaS modul, v němž organizace zpracovává údaje svých osob podle vlastních pokynů, může WorkGate vystupovat jako zpracovatel a organizace jako správce.

3. Jaké údaje zpracováváme

WorkGate se snaží zpracovávat pouze údaje nezbytné pro konkrétní účel. Uživatel nemá nahrávat nadbytečné nebo nesouvisející citlivé údaje.

4. Účely a právní základy zpracování

5. Marketplace, omezený profil a plný profil

5.1 WorkGate zobrazuje v základním přehledu pouze omezené informace potřebné pro orientační vyhledávání a matching. Typicky nejde o úplný profil a neměly by zde být zobrazeny nadbytečné identifikační nebo dokumentové údaje.

5.2 Plný profil včetně kontaktů, dokumentů, fotografií a detailních identifikačních údajů je zpřístupněn pouze oprávněné osobě a pouze v situacích definovaných platformou, například při přihlášce kandidáta nebo studenta, potvrzení zájmu o nabídku, ověřovacím procesu nebo smluvním vztahu.

5.3 Partner, zaměstnavatel nebo univerzita, která získá plný profil, je povinna tyto údaje chránit, použít je pouze pro sjednaný účel a informovat dotčenou osobu o vlastním zpracování, pokud je to vyžadováno právem.

6. Doklady, fotografie a zvláštní kategorie údajů

6.1 WorkGate může zpracovávat kopie dokladů, diplomy, fotografie a další soubory, pokud je to potřeba pro konkrétní proces, ověření, přípravu podkladů, bezpečnost nebo právní povinnost.

6.2 Fotografie a doklady jsou citlivé z hlediska soukromí. WorkGate je nezobrazuje plošně a zpracovává je pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní účel. Uživatel je vyzván, aby nenahrával nadbytečné údaje.

6.3 WorkGate neprovozuje biometrickou identifikaci, rozpoznávání emocí, psychologické hodnocení z obličeje, odvozování citlivých rysů ani automatizované rozhodování o povaze osoby z fotografií nebo videa.

6.4 Pokud by někdy mělo dojít ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů, trestních údajů nebo biometrických údajů v právním smyslu, WorkGate tak učiní pouze při existenci vhodného právního základu, dostatečného zabezpečení, informování subjektu údajů a v případě potřeby po posouzení vlivu na ochranu osobních údajů.

7. Google SSO, cookies a externí služby

7.1 Pokud se uživatel přihlašuje přes Google Single Sign-On nebo jiného poskytovatele identity, může WorkGate obdržet základní údaje nezbytné pro přihlášení, například e-mail, identifikátor účtu, jméno a profilový obrázek, pokud ho poskytovatel předá a uživatel to povolí.

7.2 Poskytovatel identity zpracovává údaje podle vlastních pravidel a může být samostatným správcem. WorkGate odpovídá za údaje, které získá a dále zpracovává v rámci platformy.

7.3 WorkGate používá nezbytné cookies a podobné technologie pro přihlášení, bezpečnost, jazyk, relaci, ochranu proti zneužití a fungování platformy. Volitelné analytické nebo marketingové cookies budou použity pouze podle nastavení souhlasu a příslušných pravidel cookies.

7.4 Platforma může využívat dodavatele infrastruktury, hostingu, e-mailu, analytiky, podpory, plateb, autentizace, bezpečnosti, překladu, dokumentové konverze a dalších technických služeb. Tito dodavatelé mají přístup pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování služby.

8. AI, matching a automatizované zpracování

8.1 WorkGate může používat software pro vyhledávání, filtrování, doporučování, řazení, kontrolu úplnosti, detekci rizikových vzorců, převod dokumentů a přípravu výstupů. Tyto nástroje slouží k asistenci a zrychlení procesu.

8.2 Obecná logika matchingu může zohledňovat shodu mezi nabídkou a profilem, kvalifikaci, vzdělání, praxi, jazyk, dostupnost, zemi, preferovanou mzdu, studijní obor, termíny, stav ověření, preferovanou lokalitu a další relevantní parametry.

8.3 WorkGate neusiluje o to, aby konečné rozhodnutí o přijetí, zaměstnání, studiu, vízu nebo pobytu bylo činěno výhradně automatizovaně bez lidského přezkumu, pokud by to mělo právní nebo obdobně významné účinky pro dotčenou osobu.

8.4 Pokud WorkGate zavede AI systém, který by byl podle práva považován za vysoce rizikový, zavede požadované povinnosti, zejména řízení rizik, technickou dokumentaci, logování, transparentnost, dohled člověka, kyberbezpečnost a sledování kvality dat.

9. Komu údaje předáváme

WorkGate neprodává osobní údaje kandidátů nebo studentů jako databázi kontaktů a neumožňuje jejich hromadné stahování mimo účel platformy.

10. Předávání mimo EU/EHP

10.1 WorkGate může zpracovávat nebo zprostředkovat údaje osob z EU i mimo EU/EHP, zejména pokud kandidáti, studenti nebo partneři pocházejí z třetích zemí nebo pokud dodavatel technologie zpracovává data mimo EU/EHP.

10.2 Pokud dochází k předání osobních údajů mimo EU/EHP, WorkGate použije vhodný mechanismus podle GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky, doplňková bezpečnostní opatření nebo jinou platnou výjimku.

10.3 Organizace mimo EU/EHP, která získá údaje z platformy, je povinna zajistit odpovídající ochranu a použít údaje pouze pro sjednaný účel.

11. Jak dlouho údaje uchováváme

Po uplynutí retenční doby WorkGate údaje vymaže, anonymizuje nebo omezí jejich zpracování, pokud další uchování není nutné pro zákon, spor, bezpečnost nebo oprávněný zájem.

12. Vaše práva podle GDPR

Za podmínek stanovených GDPR máte zejména tato práva:

právo na přístup k osobním údajům a kopii zpracovávaných údajů;

právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;

právo na výmaz, pokud již není důvod údaje uchovávat nebo pokud byl odvolán souhlas;

právo na omezení zpracování v určitých situacích;

právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu nebo proti přímému marketingu;

právo na přenositelnost údajů poskytnutých na základě souhlasu nebo smlouvy a zpracovávaných automatizovaně;

právo odvolat souhlas kdykoli do budoucna, pokud je zpracování na souhlasu založeno;

právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které má právní nebo obdobně významné účinky, pokud se neuplatní zákonná výjimka;

právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Žádost lze zaslat na privacy@workgate.eu. WorkGate může před vyřízením žádosti přiměřeně ověřit totožnost žadatele, aby chránil údaje před neoprávněným přístupem.

Dozorovým úřadem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

13. Odvolání souhlasu a námitky

13.1 Pokud zpracování stojí na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.

13.2 Souhlas s marketingem lze odvolat odhlášením v e-mailu, v nastavení účtu nebo zprávou na support@workgate.eu.

13.3 Souhlas s nahráním fotografií nebo dokumentů lze odvolat žádostí o odstranění konkrétního souboru, pokud není potřeba jeho uchování z jiného právního důvodu.

13.4 Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku. WorkGate zpracování omezí nebo ukončí, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody nebo nutnost pro právní nároky.

14. Bezpečnost

14.1 WorkGate přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně údajů, zejména řízené přístupy, role, hesla, logování administrátorských přístupů, šifrování přenosu, zálohy, monitoring, omezení exportu, bezpečnostní postupy a interní pravidla důvěrnosti.

14.2 Žádný systém není absolutně bezpečný. Uživatel je povinen chránit vlastní účet, používat silné heslo, nesdílet přístup, kontrolovat adresu webu a hlásit podezřelé zprávy nebo incidenty.

14.3 Podezření na neoprávněný přístup, podvod, phishing, zneužití dat nebo bezpečnostní incident oznamte na security@workgate.eu.

14.4 Při porušení zabezpečení osobních údajů bude WorkGate postupovat podle GDPR, vyhodnotí riziko, přijme nápravná opatření a v případě povinnosti informuje dozorový úřad nebo dotčené osoby.

15. Děti a osoby mladší 18 let

Platforma je určena pouze osobám starším 18 let. WorkGate vědomě neprovozuje službu pro nezletilé. Pokud WorkGate zjistí, že účet vytvořila osoba mladší 18 let, může účet pozastavit, odstranit profil a vymazat nebo anonymizovat související údaje, pokud další uchování není nutné z právního nebo bezpečnostního důvodu.

16. Změny těchto zásad

WorkGate může tyto Zásady měnit zejména z důvodu změny legislativy, platformy, dodavatelů, účelů zpracování, bezpečnostních opatření nebo interních procesů. Aktuální verze bude zveřejněna na webu a/nebo v aplikaci. Při podstatných změnách bude WorkGate uživatele informovat přiměřeným způsobem.

17. Doporučené texty pro souhlasy a informační hlášky